Strefa wiedzy
Decyzja w dobrym stylu
Tweet about this on Twitter Share on LinkedIn Share on Facebook

Każdego dnia liderzy podejmują szereg decyzji, od tej komu wydelegować przygotowanie raportu kwartalnego, poprzez wybór menu na kolację świąteczną, po decyzję jaki zaplanować budżet na kolejny rok. Jednocześnie decyzje te różnie są przyjmowane przez zespół, na który ta decyzja ma wpływ. Czasem zespół ją przyjmuje i wdraża w życie, czasem pojawia się opór przed jej przyjęciem, a czasem decyzje są bojkotowane i mimo najszczerszych chęci lidera nie dochodzi do ich implementacji. 

Wielu menedżerów zastanawia się, w jaki sposób zabezpieczyć się przed negatywnymi efektami podejmowanych decyzji i jak doprowadzać do ich wdrożenia, dbając przy tym o ich jakość, koszt poniesiony na ich podjęcie oraz ewentualny rozwój zespołu (więcej nt. kryteriów efektywności procesu decyzyjnego w artykule „Jak podejmować decyzje, aby (za)angażować”). Jak zatem podejmować decyzje w dobrym stylu?

Style angażowania zespołu w podejmowanie decyzji

Każda z decyzji może być podjęta przy różnym stopniu zaangażowania zespołu w jej podjęcie. Można z jednej strony użyć stylu najbardziej dyrektywnego, gdy to lider podejmuje decyzję sam, tylko informując o niej zespół. Można korzystać z konsultacji indywidualnej, gdy lider przedstawia problem członkom zespołu w trakcie indywidualnych spotkań, słucha ich opinii i sugestii, a następnie podejmuje decyzję. Kolejnym wariantem jest zastosowanie konsultacji zespołowej, gdy lider przedstawia problem członkom zespołu w czasie wspólnego spotkania, wysłuchuje ich opinii i sugestii, a następnie podejmuje decyzję.

Kolejnym możliwym wariantem jest styl decyzyjny nazywany facylitacją. W tej sytuacji lider prezentuje problem decyzyjny członkom zespołu w czasie wspólnego spotkania. W jego trakcie lider pełni funkcję facylitatora. Do jego zadań należy wtedy zdefiniowanie problemu, przedstawienie jego ram i ograniczeń decyzyjnych, w których ma być podjęta decyzja (np. jaki mamy budżet przeznaczony na zorganizowanie kolacji świątecznej). Lider wspiera zespół w uzyskaniu decyzji opartej na konsensusie i sam poniekąd staje się członkiem zespołu, a jego głos w dyskusji jest traktowany równoważnie w stosunku do pozostałych osób.

Najbardziej partycypacyjnym stylem jest delegowanie decyzji na zespół. W tej sytuacji lider pozwala zespołowi podjąć decyzję w określonych przez niego ramach. Grupa zajmuje się analizą problemu, określa proces poszukiwania rozwiązania i wybiera jedno lub kilka rozwiązań. Lider nie bierze bezpośredniego udziału w tym procesie, chyba że zespół wyraźnie tego oczekije. Rolą lidera jest wspieranie zespołu przez zapewnienie mu niezbędnych zasobów oraz zachęcanie i dopingowanie do podjęcia decyzji.

Liderzy często intuicyjnie wybierają jeden z powyższych stylów. Co więcej, w wielu sytuacjach stosują jedną, preferowaną przez siebie metodę. Czasem wynika ona z domniemanych przez nich oczekiwań firmy. Liderzy tłumaczą sobie, że skoro są menedżerami, to od nich szef oczekuje decyzji, to oni będą za tę decyzję odpowiedzialni, to powinni ją sami podjąć. Czasem metoda wynika z indywidualnego stylu pracy z zespołem. Wielu liderów decyduje się konsultować decyzje z członkami zespołu, gdyż czują że tak powinni, a wciąganie zespołu w proces decyzyjny sprawi, że łatwiej będzie później o akceptację przez wszystkich podjętych ustaleń.

Każdy z powyższych stylów decyzyjnych, czy też mogli byśmy powiedzieć stylów angażowania zespołu w proces podejmowania decyzji może być efektywny przy spełnieniu określonych warunków. Co ciekawe, każdy z nich może dać inny efekt na etapie wdrożenia. Dla przykładu inny może być odbiór członków zespołu podjęcia decyzji o rozdziale zadań pomiędzy poszczególne osoby w projekcie, gdy to lider rozdzieli zadania, a inny gdy to zespół w ramach dyskusji sam ten podział wypracuje. Co więcej jedna i druga metoda może dać dokładnie ten sam rezultat w postaci przypisania zadań do poszczególnych osób. Jednakże sposób dojścia do niej może mieć niebagatelne znaczenie.

Od czego w związku z tym zacząć, żeby zwiększyć sobie prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu w sytuacjach decyzyjnych?

Tworzenie zespołu decyzyjnego

Tworząc zespół i dobierając do niego członków, powinieneś wziąć pod uwagę przede wszystkim te osoby, które mają największą wiedzę w danej sprawie. Jeżeli problem jest złożony, to prawdopodobnie zespół powinien być większy, gdyż jedna czy dwie osoby rzadko mają wystarczająco szeroką wiedzę. W takim wypadku warto rozważyć zaangażowanie osób, które będą umiały spojrzeć na dany problem z różnych perspektyw − mogą to być osoby z różnych działów czy mające różne specjalizacje. Jeżeli jest taka możliwość i jest to uzasadnione, rozważ, czy do zespołu nie mógłbyś zaangażować klientów lub dostawców.

Kiedy na Twojej liście potencjalnych członków zespołu znajdą się już kompetentne osoby, zastanów się, czy nie brakuje ludzi, których wsparcie będzie konieczne dla efektywnego wdrożenia decyzji. Jeżeli tak, to dodaj ich do tej listy.

Policz, ilu członków zespołu jest na wstępnej liście. Jeżeli jest ich więcej niż ośmiu, poważnie rozważ zmniejszenie grupy, tak aby mogła pracować efektywnie. Ograniczając liczebność zespołu, weź pod uwagę warunki logistyczne, które mogą utrudniać niektórym jego członkom uczestnictwo w pracach grupy (odległość, możliwość dojazdu). Osoby, które wyeliminujesz z zespołu, mogą pełnić funkcję doradców − dzięki temu ciągle będziesz wykorzystać ich wiedzę i spojrzenie.

Wybór stylu decyzyjnego

Weź pod uwagę kilka czynników sytuacyjnych, które pomogą Ci wybrać odpowiednią metodę pracy z zespołem. Zastanów się w pierwszej kolejności na ile dana decyzja ma znaczenie dla firmy. Jakie konsekwencje dla firmy przyniesie podjęcie danej decyzji (jeszcze nie wiedząc na tym etapie, jaka ta decyzja będzie). Kolejnym czynnikiem jest to na ile jako lider czujesz się ekspertem w dziedzinie, w której decyzja ma być podjęta. Na ile masz poczucie, że potrafisz znaleźć dobre rozwiązanie problemu bez konsultacji z zespołem.

Z drugiej strony warto przyjrzeć się ekspertyzie zespołu potrzebnej do przeprowadzenia analizy problemu i opracowania efektywnego planu jego rozwiązania. Na zespół należy spojrzeć całościowo, biorąc pod uwagę sumaryczny zasób wiedzy jego członków. Może się zdarzyć tak, że zespół składa się z samych ekspertów, jednakże nie posiadających umiejętności pracy w zespole, koniecznych do wspólnego rozwiązania problemu. Żeby grupa mogła efektywnie pracować nad problemem, potrzeba zarówno wiedzy technicznej, jak i kompetencji społecznych.

Zastanów się również na ile efektywne wdrożenie podjętej decyzji wymaga istotnego zaangażowania i współpracy zespołu. Czasami kwestia, której dotyczy decyzja, ma tak wielkie znaczenie dla zespołu, że można się spodziewać jego sprzeciwu czy wręcz oporu wobec decyzji podejmowanych bez jego udziału. Warto jednak pamiętać, że czasami zespół może chcieć całkowicie zdać się na decyzję lidera. Będzie to uzależnione od tego, na ile zespół postrzega mnie jako eksperta, na ile obdarza mnie jako lidera zaufaniem, czy też uważa, że podjęcie decyzji należy do Ciebie. Warto też wziąć pod uwagę swoją umiejętność przekonania zespołu do zaangażowania się we wdrożenie podjętej decyzji.

Ogromne znaczenie przy podjęciu decyzji o sposobie zaangażowania zespołu może mieć czas na podjęcie decyzji – nie tylko jego ilość, ale też to, czy są inne sprawy, zadania priorytety, które odciągają Ciebie bądź zespół od jej podjęcia. Czy macie wystarczająco dużo czasu, żeby spokojnie zająć się analizą problemu i dochodzeniem do rozwiązania. Warto taż również zastanowić się, czy przez zaangażowanie zespołu chcę osiągnąć dodatkowy efekt w postaci rozwoju zespołu. Czy chcę, żeby dzięki zaangażowaniu członków zespołu wrosła jego ekspertyza dotycząca tego typu problemów decyzyjnych w przyszłości, czy być może zależy mi na tym, aby zespół lepiej ze sobą współpracował w sytuacjach decyzyjnych, czy być może żeby czuł się bardziej związany z organizacją czy też projektem nad którym wspólnie pracują.

Spojrzenie na te czynniki pozwoli na zastanowienie się, który ze stylów decyzyjnych, w danej sytuacji będzie najefektywniejszy.

Efektywne stosowanie stylu decyzyjnego

Gdy podejmiesz już decyzję, w jakim stopniu chcesz zaangażować zespół w proces decyzyjny, zadbaj o to, żeby członkowie zespołu nie mieli wątpliwości, który ze stylów jest przez Ciebie stosowany.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wybrać konsultację indywidualną czy zespołową, to przychodź na spotkanie z otwartą głową. Słuchaj uważnie co ludzie mają Ci do powiedzenia, jaka jest ich perspektywa, jakie mają argumenty. Dzięki temu możesz zobaczyć problem z innej strony, której nie dostrzegałeś wcześniej. To do Ciebie będzie należało ostateczne podjęcie decyzji. Przychodzenie jednakże na takie spotkania z podjętą już decyzją i przekonywanie poszczególnych osób, do swojej racji oraz próba uzyskania ich poparcia dla i tak podjętej przez lidera decyzji zniechęci zespół do angażowania się w przyszłości w procesy decyzyjne. A przecież poza samym podjęciem decyzji, ważne jest zapewnienie zaangażowania zespołu we wdrożenie.

W sytuacji, gdy zdecydowałeś się na facylitację, zadbaj o to, żeby na początku spotkania jasno zdefiniować problem decyzyjny, który przed Wami stoi. Określ jakie uwarunkowania oraz ramy należy wziąć pod uwagę przy podjęciu decyzji. Warto jednocześnie uzasadnić dlaczego w takim gronie będziecie odejmowali decyzję oraz wyjaśnić jak będzie wyglądał proces wyboru rozwiązań. Zadbaj, aby wszystkie osoby miały okazję do wyrażenia własnego zdania i przedstawienia swojej perspektywy. Bądź jednocześnie ostrożny, aby Twoje pomysły nie były faworyzowane tylko dlatego, że np. jesteś przełożonym. W tym stylu prawo głosu i wpływu na ostateczną decyzję macie na równych prawach. Decyzję podejmijcie kolegialnie, pamiętając przy tym, że są różnego rodzaju narzędzia, które wspierają wybór najlepszych rozwiązań z przedstawionej palety pomysłów, jak np. macierz „Now Wow How”.

W sytuacji, gdy zdecydowałeś się na delegowanie, zadbaj o to, żeby jasno zdefiniować zagadnienie decyzyjne oraz ramy, w których decyzja powinna zostać podjęta (ograniczenia budżetowe, czasowe, uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne). Przekaż zespołowi, jakie masz w stosunku do niego oczekiwania oraz informację, że decyzja leży po stronie zespołu, a Ty w procesie decyzyjnym nie będziesz brał udziału. Jednocześnie zapewnij zespół, że zaakceptujesz podjętą przez niego decyzję. Co więcej, ważnym jest aby nie skończyło się jedynie na deklaracji, gdyż w przeciwnym przypadku można bezpowrotnie stracić zaufanie zespołu.

To jaki jest algorytm postępowania w przypadku podejmowania decyzji?

Podsumowując, patrząc na decyzje, które jako liderzy mamy do podjęcia, warto korzystać z różnych stylów decyzyjnych, gdyż każdy z nich będzie efektywny w zależności od sytuacji, która przed nami stoi. W pierwszej kolejności warto jasno i jednoznacznie zdefiniować problem decyzyjny. Na jego podstawie oraz analizie czynników sytuacyjnych zastanowić się, który ze stylów angażowania zespołu będzie w danej sytuacji najbardziej efektywny. Następnie dobrać zespół (o ile mamy taką możliwość), który będzie mógł wesprzeć proces od strony kompetencji merytorycznych ale również wdrożenia decyzji w życie. Na zakończenie nie pozostaje nic innego, jak konsekwentnie ten styl stosować, pamiętając przy tym o różnych pułapkach, na które można się natknąć. A jak już mamy podjętą decyzję, to czas na jej wdrożenie. Natomiast jak zadbać o efektywność wdrożenia, to temat na kolejny artykuł...

do
góry

Informujemy, że na naszej stronie www stosuje pliki cookies (tzw. ciasteczka). Kliknij Zgadzam się, aby ta informacja nie pojawiała się więcej.Kliknij Polityka prywatności, aby dowiedzieć się więcej, w tym jak zarządzać plikami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej.

Zgadzam się